Errores frecuentes en la gestión fiscal de constructoras:
Error 1: No llevar contabilidad por proyecto. Muchas constructoras pequeñas manejan sus números de varias obras “mezclados” en una sola contabilidad. Esto no solo dificulta ver la rentabilidad real por proyecto, sino que incumple la Norma 07-07, la cual exige separar los resultados operativos de cada obra. Consecuencia: En una fiscalización, la DGII puede objetar gastos si no puede asignarlos a un proyecto específico, e incluso imponer multas por registros contables inadecuados. Prevención: Utilizar un sistema contable con centros de costo por proyecto y disciplina en la codificación de cada transacción. Un ERP como Odoo hace esto sencillo al permitir definir cada proyecto y asociar facturas, compras y pagos al mismo desde el inicio. Así, al final del período usted puede presentar información clara, y la DGII estará conforme con la estructura de sus libros.
Error 2: Olvidar solicitar la exención del impuesto sobre activos. Como destacamos antes, la ley permite a las constructoras excluir la inversión en proyectos en curso del cálculo del Impuesto a los Activos, pero no es automático: hay que solicitarlo formalmente dentro del plazo establecido. Consecuencia: Si no solicita la exención (o se pasa de la fecha), su empresa tendrá que pagar 1% anual sobre esos activos en proceso, lo que en un proyecto grande puede equivaler a millones de pesos en impuestos evitables. Además, no pedir la exención podría levantar banderas en DGII sobre su cumplimiento general. Prevención: Mantenga un recordatorio para cada nuevo proyecto. Un buen ERP permite registrar la fecha de inicio de proyecto y programar alertas antes de cumplirse 120 días, con la lista de documentos necesarios para la DGII. ERPly CONly, por ejemplo, automatiza la generación del estimado de costos para la exención, facilitando que envíe a tiempo su solicitud. Básicamente, el sistema se asegura de que usted aproveche los beneficios que la norma le da y evite pagar de más por descuido.
Error 3: Tratar incorrectamente el ITBIS de las compras de materiales. Uno de los errores más típicos es llevar el ITBIS pagado en materiales como crédito fiscal normal. El departamento de contabilidad, por inercia, incluye todo ITBIS en las declaraciones mensuales, sin darse cuenta de que la Norma 07-07 dice que ese impuesto en realidad debe formar parte del costo de la obra. Consecuencia: Al ser detectado, la DGII reclasificará esos créditos como indebidos y le exigirá el pago del ITBIS no saldado en su momento, más recargos e intereses acumulados. Esto puede ocurrir en medio o al final del proyecto, afectando su flujo de caja cuando menos lo espera. Prevención: Eduque a su equipo contable sobre esta regla especial y, mejor aún, implemente un plan de cuentas adaptado. Un ERP localizado para RD ya viene con las configuraciones apropiadas: en Odoo, las cuentas de compras de materiales de construcción pueden estar configuradas para no computar crédito de ITBIS, asignando ese monto directamente al costo del proyecto. Así, aunque su contador lo olvide, el sistema no lo olvida – manteniendo sus declaraciones correctas por diseño.
Error 4: No practicar retenciones de ISR a pagos de mano de obra informal. En la prisa del día a día, es fácil hacer pagos a contratistas pequeños (maestros, cuadrilleros) y omitir la retención del 2% que exige la ley. O quizás su departamento de cuentas por pagar no tiene claro cuándo aplicar 2% vs 10% y cuándo no aplica. Consecuencia: Si no retiene, esos pagos pueden ser rechazados como gasto deducible en una auditoría, aumentando su base imponible de ISR. Peor aún, la DGII podría multarlo por no actuar como agente de retención. Prevención: Establezca protocolos internos donde ningún pago a personas físicas se emita sin el cálculo de retención correspondiente. Un ERP integrado a cuentas por pagar simplifica esto: por ejemplo, al registrar una factura de un arquitecto independiente con sus honorarios, el sistema de inmediato calcula el 10% a retener antes de generar el pago Y si es un servicio de construcción de un maestro sin RNC, al generar el pago el ERP aplicará 2% definitivo automáticamente. Además, el sistema llevará un historial de todas las retenciones hechas, de forma que al final del trimestre pueda declarar esas retenciones sin omisiones.
Error 5: Depender de facturas informales sin controles (NCF). Aunque la norma 07-07 flexibiliza la necesidad de NCF en ciertos casos, aprovechar esa flexibilidad sin control es riesgoso. Un error común es pagar múltiples gastos en efectivo o a proveedores informales y no documentarlos adecuadamente. Por ejemplo, avanzar dinero a un maestro de obra para comprar materiales y no exigirle facturas, pensando que “como es 07-07, no importa”. Consecuencia: Si bien no necesita NCF de ajusteros para fines fiscales, sí necesita respaldo de cómo ese dinero fue usado. La DGII podría objetar gastos excesivos en materiales sin facturas formales o sospechar de evasión. También, si no lleva un registro, puede terminar pagando dos veces por algo o no dándose cuenta de desvíos. Prevención: Mantenga controles internos estrictos para gastos de efectivo y fondos entregados a terceros. Use comprobantes internos, vales y requerimientos de facturas cuando sea posible. A nivel de sistema, registre esos adelantos y luego asígneles facturas o consumos. Un ERP le permite, por ejemplo, registrar un anticipo a un maestro y posteriormente imputar los costos reales contra ese anticipo, adjuntando las evidencias. La transparencia y trazabilidad en el sistema disuadirán problemas y le darán a DGII la confianza de que, aunque no hubo NCF, todo gasto está justificado.
Error 6: Errores en los reportes fiscales mensuales. Presentar 606/607 con inconsistencias, cifras que no cuadran con el IT-1, o cargar archivos con errores de formato, son fallas más operativas pero frecuentes. Muchas veces provienen de llevar cuentas en Excel aparte y luego transcribir, lo que genera diferencias. Consecuencia: DGII puede imponer sanciones por datos erróneos o enviar notificaciones requiriendo correcciones, consumiendo tiempo de su equipo. Reiterar errores puede ponerlo en la mira de auditorías. Prevención: Integración digital. Procure que la generación de esos reportes sea lo más automática posible desde su contabilidad, reduciendo intervención manual. Odoo, por ejemplo, genera el 606/607 basado en las facturas registradas, asegurando que los Totales de ITBIS e importes coincidan exactamente con lo declarado en IT-1. Además valida formatos de RNC/Cédula, evitando rechazos. Invertir en esta automatización es prevenir dolores de cabeza y multas por “discrepancias”.
Error 7: Ignorar nuevas disposiciones o cambios normativos. El marco tributario no es estático; por ejemplo, la facturación electrónica es ya obligatoria para muchos y lo será para todos gradualmente. Si una constructora no se actualiza y sigue emitiendo comprobantes en papel cuando debía emitir electrónicos, puede ser sancionada. O si no actualiza sus sistemas para reflejar cambios en tasas (ITBIS subió a 18% hace unos años, etc.), incurrirá en errores. Consecuencia: Incumplimiento por desconocimiento igual trae sanción. DGII usualmente da plazos de adaptación, pero luego aplica penalidades. Prevención: Manténgase informado con su asesor fiscal o afiliándose a boletines de la Cámara de Construcción o DGII. Y mantenga su software actualizado. Un ventaja de usar Odoo con un partner local como ERPly es que las actualizaciones normativas se incorporan al sistema tan pronto entran en vigor – por ejemplo, ERPly añadió el módulo de e-CF tan pronto se promulgó la Ley 32-23. Así usted siempre estará al día sin tener que reinventar procesos.
Cómo Odoo ERP previene estos errores y protege su empresa
Evitar todos los errores anteriores puede sonar abrumador, pero aquí es donde un ERP personalizado al ambiente dominicano muestra su valor. La plataforma Odoo con el módulo vertical de ERPly para construcción actúa como un “ángel de la guarda” de su cumplimiento tributario-operativo:
Reglas de negocio incorporadas: El sistema viene preconfigurado para la Norma 07-07, lo que significa que desde el día uno ayuda a evitar sanciones de la DGII y asegura el control de costos que exige la ley. No tiene que ser usted el que recuerde cada detalle: el ERP ya conoce las reglas y las aplica en cada transacción.
Validaciones automatizadas: Si intenta registrar algo fuera de norma, el sistema le avisa. Por ejemplo, si un contador intentara marcar una compra de varillas con ITBIS acreditable, Odoo lo puede bloquear o advertir que ese ITBIS debe ser tratado como costo. Si olvidara asignar un proyecto a un gasto, el sistema no lo dejará avanzar hasta elegir uno (así garantiza la contabilidad por proyecto). Estos “pequeños toques” automáticos evitan errores antes de que ocurran.
Cálculo inteligente de impuestos: Odoo ERPly calcula automáticamente los montos de ITBIS y retenciones según el caso, como vimos. Esto no solo ahorra tiempo, sino que elimina la posibilidad de cálculo errado. Un ejemplo concreto: Al generar una factura de venta de un apartamento bajo contrato llave en mano, el sistema facturará correctamente solo el 10% con ITBIS 18%, es decir, 1.8% del total, tal como manda la norma. Usted no tiene ni que saber ese dato – el sistema ya lo hace bien. Lo mismo con las retenciones: cada pago a un subcontratista lleva el % preciso, cero margen de olvido o equivocación.
Informes y alertas en tiempo real: El ERP ofrece dashboards donde puede monitorear el estado de su cumplimiento. Por ejemplo, puede ver “Retenciones acumuladas este mes” para saber cuánto pagar en IR-17, o “Compras de proyecto pendientes de NCF” para dar seguimiento a documentos faltantes. También envía alertas: “Faltan 5 días para la fecha límite del 606” o “Proyecto X excedió el plazo inicialmente declarado, notifique extensión a DGII”. Es como tener un asesor fiscal susurrando recordatorios oportunos a su oído.
Integración con DGII y entidades locales: ERPly ha desarrollado integraciones para conectar su Odoo con las plataformas de DGII en lo posible. Ya mencionamos la generación de reportes 606/607 listos para carga. Adicionalmente, la facturación electrónica conecta con DGII para timbrar sus NCF al instante. En resumen, su ERP actúa de puente entre su operación y el fisco, reduciendo fricción y garantizando que la información fluye correcta. Un sistema integrado equivale a una ejecución impecable de sus obligaciones, sin el estrés de último minuto.
Pensemos en un escenario real: la Constructora Los Prados fue notificada de una auditoría sorpresa de DGII. Gracias a su ERP, en cuestión de horas pudo entregar libros por proyecto claros, reportes de ITBIS donde se evidenciaba que nunca se dedujo ITBIS de materiales, y un archivo con todos los pagos a maestros con sus retenciones del 2% aplicadas. Los auditores quedaron satisfechos al ver el nivel de orden y cumplimiento. Cero multas, cero ajustes. Mientras tanto, el gerente de la empresa prácticamente “dejó al sistema hablar”. Este nivel de confianza solo se logra cuando se han eliminado las posibilidades de error manual mediante automatización.
Conclusión: Invertir en prevención es ganar tranquilidad
Los errores mencionados son comunes, pero no inevitables. Al contrario, cada uno puede evitarse con procesos robustos y apoyo tecnológico. Implementar un ERP adaptado a la normativa dominicana es, en esencia, una forma de “blindar” su empresa contra estos descuidos costosos. Recuerde que una sanción de la DGII no solo duele en el bolsillo, sino que puede dañar la reputación de su constructora ante bancos, clientes e inversionistas.
En lugar de apagar fuegos y lamentar sanciones, vale más ser proactivo. ERPly SRL ofrece la plataforma y acompañamiento para que el cumplimiento deje de ser una preocupación. Como resumimos en nuestra propuesta: “Deje de adaptar su negocio a un ERP genérico; utilice ERPly, el ERP diseñado para el marco regulatorio dominicano. Reducimos su riesgo de cumplimiento y aumentamos su eficiencia operativa desde el primer día.”. Evite los errores antes de que ocurran y lleve su empresa por el camino seguro.
¿Listo para evitar el próximo error antes de que ocurra? Contáctenos para descubrir cómo Odoo con el módulo CONly puede transformar su gestión. Solicite una demo personalizada y compruebe cómo, con la solución adecuada, las obligaciones ante la DGII se cumplen en piloto automático. En el mundo de la construcción, construir con calidad es vital, ¡pero construir con cumplimiento es igual de importante para el éxito sostenible de su negocio!