¿Qué es un Dueño del Proceso y por qué reduce el riesgo del ERP?

El Dueño del Proceso es el puente entre operación y sistema: prioriza requerimientos, valida configuraciones funcionales y resuelve conflictos entre áreas. Lo importante es el patrón de control: puede ajustar parámetros operativos (rutas, ubicaciones, flujo de producción) sin tener privilegios técnicos críticos (impuestos, asientos contables, configuraciones fiscales sensibles), lo cual apoya segregación de funciones y control interno.

En términos de control interno, separar responsabilidades y privilegiar el “mínimo privilegio” es una práctica ampliamente promovida en auditoría interna para reducir errores y exposición a fraude. 

Visibilidad punta a punta con O2C y P2P

Un ERP genera valor cuando las áreas se conectan sin fricciones. El manual propone mapear y gobernar dos cadenas críticas:

• Order-to-Cash (O2C): desde cotización/pedido hasta entrega, factura y cobro.
• Procure-to-Pay (P2P): desde requisición/RFQ y orden de compra hasta recepción, inspección, factura del proveedor y pago.

Esta visión “end-to-end” evita que cada departamento optimice “su pedazo” y rompa el flujo completo. Además, se recomienda auditar transacciones recorriendo los documentos enlazados (pedido → entrega → factura → pago / PO → recibo → factura proveedor → pago) para detectar quiebres temprano.

Datos maestros que no te sabotean el proyecto

El manual es contundente: la calidad de datos maestros es un riesgo mayor para el éxito del ERP. “Traducción a negocio”: si tienes proveedores duplicados, productos mal nombrados o listas de materiales incorrectas, terminarás comprando mal, perdiendo trazabilidad y desconfiando de los reportes.

Buenas prácticas reutilizables para cualquier industria:

• Convenciones de nombres (ejemplo del documento: “Sauce - Hot Pepper - 350ml”) y referencias internas únicas.
• Reglas anti-duplicidad (buscar por identificador antes de crear; unicidad por entidad).
• BoMs versionadas por fechas y con aprobación antes de uso productivo.
• Higiene mensual (productos “huérfanos”, proveedores inactivos, consistencia de BoMs, orden de ubicaciones).

En Odoo, la disciplina de ubicaciones/almacén se apoya en la propia noción de ubicaciones como espacios específicos (estante, pasillo, sala), habilitables y configurables desde Inventario.

Matriz de aprobaciones para que el ERP sea auditable y escalable

Cuando una empresa crece, el ERP debe escalar sin depender de “héroes”. El manual propone una matriz de aprobaciones que define quién aprueba qué (por tipo de transacción y umbral), para asegurar segregación de funciones: nadie debería iniciar y cerrar por completo una transacción crítica sin control.

Mini-caso (del archivo): se definen aprobaciones para órdenes de compra por umbral (RD$), ajustes de inventario con impacto en costo, notas de crédito y altas/modificaciones operativas (como proveedores o BoMs). Más allá del monto, la idea replicable es: políticas claras + rastro de aprobación + cumplimiento consistente.

Gestión de cambios sin sorpresas (Request → Test → Deploy)

Una causa recurrente de “trauma ERP” son cambios improvisados: configuraciones que se tocan en producción y rompen facturación, inventario o manufacturing. El manual formaliza un ciclo de cambios: solicitud, priorización (triage), diseño, prueba en staging, aprobación (sign-off), despliegue y verificación post-deploy. También contempla cambios de emergencia con control posterior (formalización y causa raíz).

Esto se conecta con el enfoque modular de Odoo: ventas, compras, inventario, manufactura y finanzas no son islas; los cambios deben evaluarse por impacto en el flujo completo

KPIs semanales para sostener el ROI del ERP

El “go-live” no es el final: es el inicio. El manual recomienda una revisión semanal breve (30 min) liderada por Dueño del Proceso y responsables por área, con KPIs y plan de acción. Incluye metas concretas como:

• OTD (On-Time Delivery) ≥ 95%
• Lead time de compras ≤ 5 días (local)
• Yield de producción ≥ 97%
• Exactitud de inventario ≥ 98%

El punto clave para clientes: cada KPI tiene “dónde verlo” en Odoo y un dueño responsable. Eso convierte el ERP en un sistema de gestión, no solo de registro.

Módulo opcional para clientes en República Dominicana: cumplimiento DGII y facturación electrónica

Si tu operación está en RD o factura bajo DGII, la gobernanza del ERP debe contemplar facturación fiscal. DGII define el Comprobante Fiscal Electrónico (e-CF) y su base normativa (Norma General 05-2019, y requisitos asociados), además de la estructura del e-NCF. 

DGII también explica qué es un comprobante fiscal/NCF como documento que acredita transferencia de bienes o prestación de servicios, y que debe cumplir normativa vigente. 

En preguntas frecuentes, DGII indica requisitos operativos como uso de software que genere el formato estándar (XML) y autorización previa para emitir e-CF. 

En el manual, se observa esta preocupación reflejada en reglas de datos (RNC/Cédula) y limitaciones de acceso a configuraciones fiscales sensibles.

Conclusión

Implementar Odoo (o cualquier ERP) no es solo instalar módulos: es asegurarse de que procesos, datos, controles y cambios estén gobernados. El rol de Dueño del Proceso (ERP Product Owner) opera como la garantía práctica de que el ERP refleje la realidad, sostenga la mejora con KPIs y reduzca el riesgo operacional y de cumplimiento.